Véritable bras droit du dirigeant, la mission de l’assistante de direction est de le décharger de toutes les préoccupations administratives et de manière générale, de l’assister dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité.
Les tâches prédominantes de sa mission vont être les suivantes:
- Gestion de l’administration
- Gestion du recrutement
- Gestion des réunions
- Tri et archivage des documents
- Gestion de la communication interne et externe
Détaillons les prestations de l’assistante de direction:
Les missions de l’assistante de direction
Les missions attribuées à l’assistante de direction varient selon le type d’entreprise, la fonction et le niveau du responsable. Mais d’une manière générale, elle est en charge des tâches suivantes :
Gestion de l’administration
Cette première mission correspond à toutes les tâches traditionnelles d’une secrétaire.
- Rédaction et envoi des courriers émanant de la direction
- Réception et tri de la correspondance adressée à la direction
- Tenue de l’agenda
- Gestion des appels téléphoniques
Gestion du recrutement
L’assistant de direction prend en charge la gestion du recrutement pour soulager le dirigeant.
- Rédaction et diffusion des offres d’emploi
- Sélection des dossiers de candidature
- Convocation et participation aux entretiens d’embauche
- Prise en charge et suivi des nouveaux arrivants – présentation de l’entreprise, description du poste et des tâches à réaliser, présentation de la stratégie de l’entreprise et de sa politique
Gestion des réunions
Organiser une réunion nécessite rigueur, esprit de synthèse, aisance relationnelle et excellente expression écrite et orale. Il faut savoir:
- Déterminer l’ordre du jour
- Informer les participants (internes et/ou externes)
- Préparer les supports
- Prendre les notes pendant la réunion
- Rédiger et diffuser les comptes-rendus ou procès verbaux
Tri et archivage des documents
Toutes les activités menées par l’assistant de manager génèrent beaucoup de paperasse. Il va donc falloir: Aussi, l’assistant de manager doit s’occuper de gérer le fond documentaire.
- Traiter les courriers
- Préparer des dossiers et des présentations
- Organiser des recrutements
- Mettre en place et assurer leur suivi
- Rédiger des procès-verbaux
- Planifier des déplacements
- Trier et archiver, numériser
Gestion de la communication interne et externe
En interne, dans le cadre de l’assistanat de la direction, l’assistant de manager gère la communication avec le personnel, toutes les équipes ainsi que toutes les instances représentatives de ce dernier.
En externe, l’assistant de direction est l’interface qui représente la direction et l’entreprise auprès des fournisseurs, des clients et de tout autre interlocuteur extérieur à l’entreprise.
Rappelons aussi que votre assistante de direction est bilingue anglais.