CGP

CONDITIONS GENERALES DE PRESTATIONS

Article 1 : CHAMP D’APPLICATION

Les conditions générales de prestations décrites ci-après détaillent les droits et obligations d’Easy Run Office et de son Client dans le cadre des prestations de services suivantes :

• Secrétariat
• Administration des ventes
• Assistance de gestion comptable (hors ventilation/codification comptable qui sont réglementés)
• Assistance de gestion RH et paie
• Office Manager

Toute prestation accomplie par Easy Run Office pour le compte d’un client implique que le client ait pris connaissance des présentes Conditions Générales de Prestations et qu’il adhère sans réserve à ces mêmes conditions.

Les Conditions Générales sont applicables nonobstant toute stipulation contraire figurant dans tous documents émanant du Client, et notamment dans ses conditions générales d’achat. Les Conditions Générales sont applicables sous réserve de toute stipulation contraire figurant dans le bon de commande accepté ou les conditions particulières agréées entre Easy Run Office et le Client.

Article 2 : CARACTERISTIQUES DES PRESTATIONS

Les prestations prévues à l’article 1 pourront être réalisées indifféremment dans les bureaux du Client ou à distance, sur le matériel du Client ou sur celui d’Easy Run Office après accord de chacun.

Tout Client désirant passer une commande auprès d’Easy Run Office devra remplir et signer un bon de commande (ou devis) résumant notamment les caractéristiques essentielles de la/des prestation(s) commandée(s), le prix total, les conditions de paiement, le délai ou la durée indicatif de mise en œuvre, toute éventuelle condition particulière relative au démarrage de la mission et un numéro de suivi de la commande.

La confirmation de la commande a lieu dès signature du bon de commande par le Client ou envoi par ce dernier d’un courrier électronique de confirmation de la commande, la commande devenant ainsi ferme et définitive. Aucune commande ne peut dès lors être modifiée ou annulée sans accord préalable et écrit entre Easy Run Office et le Client.

En cas d’annulation par le Client d’une commande confirmée, pour quelque motif que ce soit, et sans préjudice de tous dommages et intérêts complémentaires, une somme correspondant à 50 % du prix total hors taxes des Prestations sera due à Easy Run Office et facturée au Client.

Article 3 : CONDITIONS TARIFAIRES

Les tarifs appliqués sont ceux en vigueur au jour de la prise de commande. Les prix peuvent être calculés à l’unité, à l’heure ou au forfait.

De manière générale, les tarifs sont révisables au 1er janvier de chaque année. Toutefois Easy Run Office s’octroie le droit de modifier ses tarifs à tout moment, étant entendu que les travaux en cours seront facturés aux prix indiqués lors de la commande, validée par la signature du bon de commande (ou devis) et des présentes CGV. Les prix sont libellés en euros.

Aucun minimum d’heure n’est à réaliser mais toute heure entamée est dûe dans son intégralité. Pour toute demande de prestation sur site, il est préférable de prévoir un minimum de deux heures consécutives.

Toute prestation sur site sera majorée de frais de déplacement selon le barème kilométrique en vigueur.

Les tarifs indiqués sur les supports de communication d’Easy Run Office sont donnés à titre indicatif et ne remplacent nullement un devis personnalisé en bonne et due forme.

Chaque commande est précédée d’un devis gratuit établi par Easy Run Office sur la base des informations communiquées par le client et indiquant le détail de la prestation à effectuer.

Pour confirmer sa commande de manière ferme et définitive, le client devra retourner à Easy Run Office le devis incluant les présentes CGP sans y avoir apporté aucune modification, dûment signé et portant la mention « Bon pour accord ». Le client devra en outre apposer son cachet commercial.

En cas de confirmation de commande par courrier électronique, une mention devra préciser l’adhésion pleine et entière du Client aux dites CGP figurant en ligne à l’adresse https://www.easyrunoffice/CGP

Un acompte de 20% est demandé à la signature du devis. Le solde sera réglé au comptant à la réception de la facture.

Les commandes feront l’objet d’un enregistrement uniquement une fois le devis signé et à réception de l’acompte.

Pour tout déplacement sur site supérieur à 10 kms ou pour tout déplacement occasionné durant une prestation, des frais de déplacement de 0,543 € / km seront facturés au Client.

Pour les prestations, une majoration pourra être appliquée pour les urgences selon les modalités suivantes :

• Majoration travail urgent (moins de 6h)       :           +25%
• Majoration heure supplémentaire                :           +25%
• Majoration dimanche et jour férié               :           +50%

Les frais de livraison engagés par Easy Run Office seront refacturés au Client selon le tarif de la Poste en vigueur.

Article 4 : ESCOMPTE ET CONDITIONS DE PAIEMENT

Aucun escompte de sera consenti en cas de paiement anticipé.

Easy Run Office établit une facture à chaque fin d’intervention ponctuelle, ou mensuellement pour les interventions ponctuelles nécessitant plusieurs mois de travail ainsi que pour les interventions permanentes.

Sauf mention contraire sur le devis préalablement établi, le règlement des prestations s’effectue au comptant, à réception de la facture, par chèque bancaire, virement ou espèces.

Easy Run Office ne débutera ses prestations de services qu’à réception :

• Du devis contenant la mention « Bon pour accord » ainsi que la date, la signature et éventuellement le cachet de l’entreprise. Tout devis est valable un mois.
• Des conditions générales de prestations signées
• D’un chèque ou d’un virement correspondant à l’acompte de 20% valant réservation ferme.

Article 5 : RETARD DE PAIEMENT

En aucun cas, les paiements qui sont dus à Easy Run Office ne peuvent être suspendus ni faire l’objet d’une quelconque réduction ou compensation sans accord écrit préalable de la part d’Easy Run Office. Toute suspension, déduction ou compensation opérée unilatéralement par le Client sera traitée comme un défaut de paiement et entraînera toutes les conséquences d’un retard de paiement.

Il est expressément convenu que le Client est valablement mis en demeure de payer par la seule exigibilité de l’obligation, conformément aux dispositions de l’article 1344 du Code civil.

Tout retard de paiement à l’échéance entraîne l’application au Client : 

• De l’indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement, conformément à l’article L. 441-6 du Code de commerce ;
•  Des frais supplémentaires qui seraient nécessaires au recouvrement de la créance ;
•  D’un intérêt de retard non libératoire à un taux égal à cinq fois le taux d’intérêt légal en vigueur, comptabilisé en jours à compter du premier jour de retard sur la date d’exigibilité de la facture et jusqu’au jour du paiement effectif.

En outre, Easy Run Office pourra :

• Exiger le paiement immédiat de l’ensemble des sommes à devoir au titre de l’ensemble des prestations, celles-ci devenant immédiatement exigibles quelle que soit leur échéance initialement prévue ;
• Refuser toute nouvelle commande ou exiger pour toute nouvelle commande un paiement comptant ou une garantie pour la bonne exécution des engagements ;
• Réduire, suspendre ou annuler les commandes de prestations en cours, quinze jours après mise en demeure effectuée par Easy Run Office auprès du Client et restée sans effet. Easy Run Office aura la faculté de procéder à un règlement par compensation, de plein droit, et sans formalités, de toutes les sommes qu’il pourrait devoir, avec les dettes du Client à son égard, que les conditions de la compensation légale soient ou non constituées.

Article 6 : RETRACTATION

Un droit de rétractation sera accepté dans la limite de sept jours ouvrables suivant la date du devis signé, uniquement s’il est prévu un début d’exécution de la prestation postérieur à ce délai.  Il ne sera alors facturé aucun frais au Client. Cependant, si un acompte a été versé, il ne lui sera pas restitué.

En cas d’annulation d’une commande en cours de réalisation par le Client, quelle qu’en soit la cause, ce dernier s’engage à régler la totalité de la prestation déjà effectuée. Cette annulation devra faire l’objet d’une confirmation écrite à Easy Run Office par le Client.

De fait, tout document en partie ou totalité réalisé par Easy Run Office, et pour lequel le Client a usé de son droit de rétractation, devient la propriété d’Easy Run Office et est soumis au droit en vigueur en matière de propriété intellectuelle.

Article 7 : LES OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE

Easy Run Office s’engage à accomplir avec le plus grand soin, et conformément au devis accepté, les prestations commandées, et à proposer les délais les plus adaptés à la demande du Client, dans la mesure de ses disponibilités.

La livraison est réalisée à la date indiquée sur le devis, sauf accord contraire ou retard du Client pour confirmer sa commande, pouvant donner lieu à un dépassement des délais.

Easy Run Office s’engage également à restituer les documents et travaux effectués pour le compte du Client à celui-ci par l’un des différents moyens retenus lors de l’acceptation du devis : remise en main propre, mail, courrier postal (frais d’expédition à la charge du Client), coursier (frais d’expédition à la charge du Client).

Les délais de livraison indiqués pour l’envoi postal lors de la prise de commande avec le Client ne sont donnés qu’à titre indicatif et ne sont aucunement garantis dans la mesure où ils ne dépendent pas d’Easy Run Office, mais du transporteur choisi par le Client. Par conséquent, tout retard dans la livraison des travaux ne pourra pas donner lieu à l’annulation de la commande ou au bénéfice de dommage et intérêts au profit du Client.

Le choix du transport par voie postale et les risques induits seront en totalité supportés par le Client, y compris en cas de colis manquant ou détérioré lors de l’acheminement postal.

Article 8 : RESPONSABILITE ET FORCE MAJEURE

Une fois la prestation achevée, tout dommage consécutif à la réalisation des prestations ne pourra entraîner la responsabilité civile d’Easy Run Office, conformément au droit commun, sauf si le Client démontre que les dommages ont pour cause directe une défaillance dans la réalisation des prestations d’Easy Run Office.

Easy Run Office s’engage à la bonne exécution de ses prestations, et ce dans les délais convenus avec le Client. Toutefois, en cas de retard dans la transmission d’informations, de caractère inexact ou incomplet des données ou informations transmises, ou de retard ou de contradictions des instructions par le Client, ou en cas de modification de ses demandes ou de survenance de difficultés non imputables au Prestataire, Easy Run Office ne saurait être tenu responsable des éventuelles conséquences liées au non-respect du calendrier.

La responsabilité d’Easy Run Office ne pourra être engagée dans le cas où l’inexécution de ses obligations serait imputable au Client, au fait imprévisible et insurmontable d’un tiers au contrat ou à un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code Civil, y compris, mais sans y être limités, les évènements imprévisibles tels que grèves, arrêts de travail, troubles sociaux, fermetures d’usines, inondations, incendies, défaut de production ou de transport non consécutif à son fait personnel, rupture d’approvisionnement, guerres, émeutes, insurrections et plus généralement toute circonstance ou événement empêchant Easy Run Office d’exécuter convenablement ses obligations.

La force majeure s’entend de tout événement extérieur, imprévisible et irrésistible au sens de l’article 1148 du code civil. Ainsi, La survenance d’un cas de force majeure a pour effet de suspendre l’exécution par Easy Run Office des obligations contractuelles du devis, de la commande ou des présentes conditions générales de vente.

En tout état de cause la responsabilité d’Easy Run Office, si elle devait être retenue, ne pourra en aucun cas excéder le montant du prix de la Prestation payé par le Client.

Conformément aux dispositions de l’article 2254 du Code Civil, toute action judiciaire d’un Client à l’égard d’Easy Run Office est prescrite à l’expiration d’un délai d’un an suivant la date à laquelle le Client a eu connaissance ou est présumé avoir eu connaissance du fait dommageable.

Easy Run Office déclare bénéficier d’une assurance Responsabilité Civile Professionnelle (corporel, matériel et immatériel). Tout sinistre, pour être pris en compte par l’assurance susvisée, devra être déclaré par écrit immédiatement par le Client et confirmé par lettre recommandée au plus tard dans les 48 heures suivant sa survenance.

Article 9 : LES OBLIGATIONS DU CLIENT

Le client s’engage à communiquer à Easy Run Office toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation de la prestation telle que convenue dans le devis. Il s’engage aussi à respecter les présentes CGP.

Les raisons de sa demande ainsi que sa finalité devront clairement être établies par le Client. Pour la bonne exécution de la prestation, le Client s’engage à tenir à la disposition d’Easy Run Office l’ensemble des documents et informations nécessaires à la bonne exécution de la mission.

Le Client est garant de l’authenticité des documents et de l’exactitude des informations qu’il transmet. En conséquence, Easy Run Office ne saurait être tenu pour responsable de documents communiqués par le Client qui se révéleraient inexacts ou non conformes aux originaux, ni des prestations fondées sur de tels documents.

Article 10 : PROPRIETE INTELLECTUELLE

Sauf convention contraire dans les conditions particulières, tout document réalisé en vue d’être utilisé par le Client restera la propriété d’Easy Run Office jusqu’au paiement de la totalité du montant des factures relatives à la prestation de service.

Article 11 : CONFIDENTIALITE

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, Easy Run Office et le Client pourront prendre connaissance ou recevoir des informations, documents et/ou données confidentiels à propos de l’autre partie. De ce fait, chaque partie s’engage à préserver la stricte confidentialité de toutes les informations, documents et/ou données confidentiels de toute nature en rapport avec les résultats, l’activité ou la clientèle de l’autre partie ou toute information reçue ou obtenue d’une partie dans le cadre des relations contractuelles établies. Le présent engagement de confidentialité sera applicable tant pendant la durée de leurs relations contractuelles que pendant une période expirant deux ans suivant leur terme. 

Article 12 : INFORMATIQUE ET LIBERTES

Le terme « Législation relative à la protection des données à caractère personnel » désigne les dispositions législatives et réglementaires applicables relatives à la protection des Données à caractère personnel, désignant en particulier la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 et le RGPD.

S’agissant de la collecte et/ou du traitement et de la communication relative à des Données à caractère personnel, Easy Run Office et le Client s’engagent à respecter, chacun pour ce qui le concerne, la Législation relative à la protection des Données à caractère personnel. 

12.1 Données à caractère personnel transmises par le Client dans le cadre de la Prestation

Le Client est seul habilité à autoriser le traitement de ses données à caractère personnel recueillies dans le cadre de son activité professionnelle et est le seul responsable de la protection de ces données. Il veille à la sécurité de ses données à caractère personnel.

Si les données transmises aux fins de la réalisation de la prestation comportent des données à caractère personnel, le Client garantit qu’il a informé les personnes physiques concernées de l’usage qui est fait desdites données à caractère personnel. A ce titre, le Client garantit Easy Run Office contre tout recours, plainte ou réclamation émanant d’une personne physique dont les données à caractère personnelle feraient l’objet d’un traitement dans le cadre de la prestation.

Le Client est seul responsable de la qualité, la licéité, la pertinence des données à caractère personnel qu’il transmet aux fins de la réalisation de la prestation. Easy Run Office ne pourra donc être tenu responsable en cas de non-conformité des Données à caractère personnel, de leur collecte et de leur traitement à la Législation relative à la protection des données à caractère personnel ou toute autre règle contraignante équivalente.

Easy Run Office intervenant exclusivement en qualité de « sous-traitant » au sens de la Législation relative à la protection des données à caractère personnel, s’engage à traiter les données à caractère personnel pour le compte exclusif du Client conformément aux instructions écrites de ce dernier.

Easy Run Office informe sans délai le Client si une telle instruction enfreint la Législation sur les données à caractère personnel.

Easy Run Office ne pourra traiter ou utiliser d’une quelconque manière les données à caractère personnel qui lui sont confiées par le Client en dehors de l’exécution de la prestation.

Easy Run Office s’engage à veiller à ce que toute personne autorisée à traiter les données à caractère personnel s’engage à respecter la confidentialité desdites données à caractère personnel.

Dans le cadre de la prestation, des données à caractère personnel sont susceptibles d’être collectées et transférées aux sociétés chargées de la gestion, de l’exécution et du traitement des opérations de paiement.

12.2 Données à caractère personnel concernant le Client lui-même

Par ailleurs, les données collectées concernant le Client lui-même sont susceptibles d’être utilisées dans le cadre de la gestion des relations commerciales afin d’établir des statistiques, d’effectuer des études de marché et de permettre à Easy Run Office d’améliorer et de personnaliser ses propositions de prestation.

Ces données sont traitées et stockées dans des conditions visant à assurer leur sécurité et sont conservées pour la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités susvisées. Au-delà de cette durée, elles seront conservées à des fins exclusivement statistiques et ne donneront lieu à aucune exploitation, de quelque nature que ce soit.

Ces données peuvent également être conservées à des fins de sécurité et de conservation, afin de respecter les obligations légales et réglementaires auxquelles Easy Run Office est soumis.

Easy Run Office s’engage à mettre en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles en vue de garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de toutes les données à caractère personnel, afin d’empêcher que celles-ci soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Toutefois, il est précisé qu’aucune mesure de sécurité n’étant infaillible, Easy Run Office ne saurait garantir une sécurité absolue aux données à caractère personnel du Client.

Easy Run Office s’engage à ne jamais partager les données à caractère personnel du Client, sans avoir obtenu son consentement préalable, avec des sociétés tierces à des fins marketing et/ou commerciales.

Toutefois, Easy Run Office pourra être amené à divulguer des données à caractère personnel du Client aux autorités administratives ou judiciaires lorsque leur divulgation est nécessaire à l’identification, l’interpellation ou la poursuite en justice de tout individu portant préjudice aux droits d’Easy Run Office, de tout autre client ou d’un tiers. Easy Run Office peut enfin être légalement tenu de divulguer les données à caractère personnel du Client et ne saurait dans ce cas s’y opposer.

Conformément au RGPD, le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement des données personnelles le concernant, qu’il peut exercer directement auprès d’Easy Run Office en le contactant par voie électronique ou postale, en joignant à sa demande une copie d’un titre d’identité.

En outre, dans les limites posées par la loi, le Client dispose également du droit de s’opposer au traitement, de le limiter, de décider du sort post-mortem de ses données, de retirer son consentement à tout moment et du droit à la portabilité des données à caractère personnel fournies.

Article 13 – DROIT APPLICABLE

Les contrats entre Easy Run Office et le Client, régis notamment par les Conditions Générales, sont soumis au droit français à l’exclusion de tout autre.

Article 14 – LITIGES

Les litiges qui pourraient survenir dans le cadre des relations contractuelles entre le Client et Easy Run Office devront être résolus, dans la mesure du possible, de manière amiable.

A défaut de règlement amiable dans un délai d’un mois à compter de la saisine de l’une des parties, tout litige sera soumis au Tribunal de Commerce de Versailles. 

Article 15 – MODIFICATION DES CONDITIONS GENERALES

Les Conditions Générales de Prestations pouvant être modifiables à tout moment, seule la date de réception du devis signé sera admise pour l’application des présentes.