Office Management : pensez à l’externalisation de cette fonction
Véritable bras droit du chef d’entreprise, l’Office Manager a un rôle transverse au sein de la structure avec des projets stratégiques à mener à bien. Il est en charge de coordonner les ressources humaines, de gérer les finances et le budget, de superviser les services généraux et d’organiser les événements aussi bien internes qu’externes. Pour résumer, l’Office Manager est l’acteur incontournable de la coordination et du support au sein de l’entreprise.
Les missions de l’Office Manager
L’Office Manager évolue généralement dans les petites structures où ses fonctions combinent celles d’un(e) assistant(e) de direction de haut niveau et celles d’un responsable administratif et/ou événementiel et/ou comptabilité. Il/elle doit mener de front plusieurs missions dont les prédominantes sont les suivantes:
- Assistanat de direction
- Gestion des services généraux
- Suivi des budgets
- Sécurisation des processus
- Gestion de la trésorerie
- Organisation de réunions ou autres évènements internes
Détaillons un peu les prestations de l’Office Manager :
Gestion de l’assistanat du dirigeant
La mission essentielle de l’Office Manager étant d’assister le dirigeant de la structure, il/elle est en charge de toutes les opérations administratives, à savoir :
- Traiter le courrier
- Organiser l’agenda et les réunions
- Préparer les commandes de fournitures de bureau
- Organiser et gérer les recrutements
- Effectuer le travail administratif des différents services
- Gérer les services généraux
Transmission des informations
Il revient aussi à l’Office Manager de gérer les communications et transmettre les informations après les avoir triées, c’est-à-dire :
- Réception et tri des communications pour sa hiérarchie
- Transmission des messages à qui de droit
- Rédaction de synthèses et reportings
- Elaboration de tableaux de bord et présentation des rapports financiers et des bilans
Gestion de la trésorerie
Selon la taille de l’entreprise, l’Office Manager peut aussi prendre en charge la gestion du budget, c’est-à-dire :
- Elaboration et suivi de tableaux budgétaires
- Suivi de la comptabilité
- Planification et mise en oeuvre de projets
- Supervision des déroulements de projets
Communication interne et externe en gérant les flux d’informations
L’Office Manager assure la communication entre le directeur général et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel, instances représentatives ou encore les différentes équipes de l’entreprise). Il gère également la communication externe (clients, fournisseurs, cabinet comptable, avocats, banques, assurances etc… ).
Pour résumer
La différence avec le métier d’Assistant de Direction réside donc dans la prise en charge d’activités variées avec une grande autonomie d’action et de décision. L’Office Manager a davantage de responsabilités ainsi qu’un rôle renforcé en gestion et Ressources Humaines. Entre l’assistanat de direction et le responsable administratif et financier, l’office manager a une vraie fonction de coordination et de support du dirigeant et de son équipe